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秘書基礎知識。

秘書の役割/秘書の分類/秘書の心得/秘書の資質/秘書技能検定試験とは

秘書の役割

秘書とは、社長や重役など企業のトップや、議員、高度な専門職に就いている人たちが本来の業務に集中できるように補佐をする仕事です。
秘書は、民間企業の秘書室から、国会議員や政治家、外資系企業、大使館、大学、研究所、病院、法律事務所など、必要とされる分野は幅広くあります。

秘書の仕事内容は、スケジュール管理や出張手配、電話の取次ぎや来客の対応、ビジネス文書の作成、受発注の管理や、情報収集、資料収集や整理、会議・会合等の準備など、非常に広範囲に及びます。
また、上司の業務を円滑に進める上で、上司の健康管理や身の回りの世話を行う事も秘書の重要な役割です。上司の健康管理に配慮して、定期的に健康診断の予定を組み込んだり、スケジュールを過密にしないように余裕をもたせたり、日常の健康状態を把握しておき体調の変化にも気を配らなければなりません。
また、上司のかかりつけの病院や主治医を知っておくことも必要です。

秘書が上司に意見を述べる事は原則として許されませんが、例外として上司の健康管理についてや、上司から意見を求められた時、上司のミスが仕事に悪影響を及ぼす時などは、秘書が上司に意見を述べる事も必要となる場合があります。その際、秘書としての立場をわきまえて、提案するといった形で謙虚な表現を心がけて慎重に意見を述べる事が必要です。

秘書の分類

秘書にはさまざまなタイプがあります秘書は、所属する形態によって位置づけや仕事内容が多少異なってきます。
所属形態は以下のように分類されます。

また、秘書は補佐する形態によっても、以下のように分類されます。

直接補佐型秘書(参謀型・ブレーン型)
秘書課長(室長)や政治家の秘書などの上級秘書に見られる形態で、専門的知識をもって上司の業務全般の補佐を行い、上司の代理を務めることもあります。

間接補佐型秘書(副官型)
日本の一般秘書に多く見られる形態で、上司の身の回りの世話や雑務などを行い、上司の本来の業務をサポートします。

秘書の心得

秘書と言えば、一般的に華やかなイメージが強いと思いますが、実際は「縁の下の力持ち」的な存在で、上司の陰で仕事をサポートする事がメインになります。

上司のサポート役であることを心得る
秘書が上司の前へ出る事は許されず、あくまでも上司の陰で仕事が円滑に進むようにサポートし、それにより会社に貢献するのが秘書の役割であること自覚します。

上司からの信頼を得る
仕事に関する知識を備えるとともに、上司の人間性を理解した上で行動する事が必要です。

上司から指示された業務に正確にこなす
自分自身の勝手な判断をすることなく、上司の考えを正確に理解して仕事をする事が大切です。
期日は必ず守り、複数の仕事が重なる場合は優先順位を上司に確認をとります。

上司の雑務を代わりに行う
上司の指示がなくてもできる仕事は進んで行います。

上司の考えに合った行動をする
異動や配置換えなどで上司が変わった際には、必ず新しい上司の考えをまず確認し、それにあわせて行動をする事が大切です。

秘密厳守する
日頃より資料や文書などをきちんと管理し、他の人の目にふれないように整理整頓しておきます。 また、パソコンの管理も十分に行う必要があります。 機密事項について理解し、他言は決してしないようにします。

自己管理をしっかりと行う
仕事に穴をあけないように、健康や体調管理はしっかりと行わなければなりません。一時の感情に惑わされず、どのような相手にも柔軟に対応できるよう、感情のコントロールをする事も求められます。決められた時間を守る事はもちろんのこと、時間を有効に活用し効率よく仕事をこなせるよう時間の管理する事も必要です。

秘書の資質

秘書の資質といっても難しいものではありません 秘書は、上司の陰の支えとして裏方に徹し、上司がスムーズに仕事を行えるように幅広い業務をこなさなければならず、誰でも出来る仕事ではありません。
秘書として求められる資質。

秘書技能検定試験とは

秘書技能検定試験は、複数ある秘書に関する資格の中で最も人気のある試験です。
秘書技能検定試験には、1級、準1級、2級、3級があります。中でも準1級と2級は、厚生労働省の「若年者就職基礎能力支援事業(YES-プログラム)」において、企業が求める能力を備えている事を証明する資格であると認定されています。

この検定の目標は人柄を育てる事であり、正しい言葉遣いや態度、明るい表情、機敏な動作など、社会人として備わっているかを判定されます。

試験の概要

試験の出題範囲

試験の出題形式

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Last update:2017/1/13

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