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秘書に求められること

コミュニケーション力/判断力と行動力/表現力と記憶力/情報収集力/身だしなみ/人間性とマナー

コミュニケーション力

上司とのコミュニケーションを積極的にとります秘書は、上司と社内や取引先などの関係者との間をつなぐパイプ役としての役割を果たす為に、コミュニケーション力が必要になります。求められるコミュニケーション力とは、人と人の人間関係がよくなるように、必要な情報を正しく理解し、伝えるべき相手に簡単に要領をよくまとめて伝達する事です。

上司が不在時の電話や部下からの報告・連絡・相談、関係者からの伝言など、それぞれ必要な情報を正確に聞き取り、簡潔にまとめ伝える事が出来なくてはなりません。

正確に話を聞き取る為には、話を聞く際は必ずメモを取り、途中で口を挟まず最後まできちんと話をききます。メモを取る際は、5W1Hのポイントを押さえておくとより理解しやすくなります。

5W1H
When(いつ、いつまでに)、Where(場所、関係部署)、Who(誰が、誰と、誰に対して)、What(何をするのか)、Why(仕事の目的、理由)、How(どのような方法で)

話が終わったら、メモの内容を確認し、不明な点はその場で解決するようにします。積極的にコミュニケーションをとり、上司と関係者のコミュニケーションの流れが順調になるように日頃から心がけておきましょう。

判断力と行動力

秘書が行う業務は多岐にわたり、それらを正確に効率よくこなすには的確な判断力と迅速な行動力が必要となります。

判断力
上司から指示された業務を確実にこなす事はもちろんの事、それだけでなく状況に応じて機転の利いた判断をする事が求められます。日常の定型業務の中の急な予定変更や想定外の事態にも柔軟に対応しなければなりません。また、複数の業務が重なった場合には、優先順位や重要度などを考慮して適切な判断が求められます。
しかし、いくら迅速な判断が必要だとはいえ、秘書の権限以上の勝手な決定をする事は許されません。どうしても自分で判断出来ない場合は上司に相談するなど臨機応変に対応します。

行動力
多忙な上司の業務を円滑に進めるために、秘書は多数の業務をスムーズに処理できる行動力が求められます。
また、複数の業務を同期間内に処理する事も稀ではありません。決められた期間内に処理できるように、業務の優先順位等を考慮して要領よく対応しなければなりません。もし、どうしても期間内に処理できないときは、同僚に手助けをもとめるなどの臨機応変な対応も時には必要になります。与えられた業務だけではなく、必要に応じて積極的に業務をこなす行動力も求められます。

表現力と記憶力

上司の業務を円滑に進めるために、秘書には豊かな表現力と記憶力も必要になります。

普段の生活から記憶力や表現力を養うようにしましょう 表現力
秘書は上司と関係者のパイプ役として、報告や伝言を相手にわかりやすく正確に伝える表現力が求められます。上司の指示で行った業務の結果を報告をする際も、正確にかつ要点をまとめて伝える事が必要になります。伝えたい意図をわかりやすく表現するとともに、人間関係に配慮して適切な言葉遣いができなければなりません。正しい敬語・接遇用語を身につけ、相手に不快感を与えないような言葉遣いを心がけます。
また、上司に代わってあいさつ状やビジネス文書などの作成をする際も、表現力は重要になります。それぞれのケースに合わせて、正しい言葉を使って文章を作成する事が求められます。季節に合った表現や、相手に気持ちが伝わるような文章の書き方を身につけておくことも秘書には大切です。

記憶力
上司は秘書の記憶を頼りにしていることが多く、秘書は多くの情報を忘れずに記憶しておく為にも、どんなときもメモをとるように心がけておきます。上司は様々な人と出会い仕事を進めていきます。時には関係者の名前や顔が思い出せない事もあり、秘書は上司が思い出せるように手助けすることもあります。関係者の名刺に、会った日時や場所、関わった仕事内容、その人の特徴などを書き込んで置くなどの工夫も必要です。
また、上司からの指示や上司への連絡事項などを正確に記憶しておく事も重要です。その他、上司のスケジュールや取引先の会社名、商品名、地名、書類の保管場所などを、確実に記憶しておく事は業務を効率よく進めるのに必要になります。

情報収集力

秘書は、忙しい上司に代わって上司の必要とする情報を的確に提供する能力が求められます。
上司が必要とするときにすぐ情報を提供できるように、自ら上司にとって役に立つ情報は何か考え、収集しておく事も重要です。市場や業界の動向、新商品や新開発技術、法律の改正などの情報は業務に大きく影響しやすいので、日頃から情報収集をしておくといざと言う時に役に立ちます。

新聞や雑誌、インターネット、アンケート調査、聞き取り調査、カタログやパンフレット、専門書などから情報を収集し、整理するだけでなく分析する力も必要になります。

また、常に最新の情報を収集する事も大切です。収集した情報は、関係者や顧客から問合せの際に必要になります。収集して分析した情報は、上司のプレゼンなどにも役立ちます。

身だしなみ

秘書は、会社の代表や上司の代理として社外の人と接する事もあり、「秘書のイメージ=会社・上司のイメージ」となることを自覚し、身だしなみを整え人に良い印象をもたれるように気を配らなければなりません。

爽やかに!!基本的な身だしなみ

また、身だしなみとは、容姿だけでなく言葉遣いや動作なども整えることを意味します。明るくさわやか声で話し、正しく適切な言葉遣いを身につけることが大切です。落ち着いた雰囲気でありながら、無駄がなくてきぱきとした立ち振る舞いは相手に好印象を与えます。

人間性とマナー

秘書として最も必要な事は、上司や周囲から信頼される事で、信頼を得るには秘書にふさわしい人間性が必要になります。また、相手に不快感を与えず、お互いに気持ちよく仕事をするためには、正しいマナーを身につけておかなければなりません。

秘書として求められる人間性

秘書に必要なマナー

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最終更新日:2017/2/23

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